A NATO Beszállítói határozat megszerzésének feltételeit "az Észak-atlanti Szerződés Szervezete Biztonsági Beruházási Programja keretében kiírásra kerülő pályázatokon való részvételi jogosultság feltételeiről, a jogosultság megszerzésével kapcsolatos eljárás szabályairól és az eljáró szervezetről" szóló 164/2002. (VIII.2.) Kormányrendelet rögzíti.
A Kormányrendelet előírásai értelmében a HM Fejlesztési és Logisztikai Ügynökség Biztonsági Beruházási Osztálya minden év január 1-jét követően pályázati felhívásban adja ki azon szakmai, pénzügyi, gazdasági, biztonsági feltételeket, melyek teljesülése esetén a magyarországi belföldi székhellyel rendelkező, gazdálkodó szervezetek megfelelően "NATO Beszállításra Alkalmas" és "Minősített NATO Beszállításra Alkalmas" határozatot szerezhetnek. A pályázati felhívás a NATO Beszállítói Információs Honlap nyílt részén jelenik meg. Az év során az érdeklődő hazai gazdálkodó szervezetek folyamatosan nyújthatják be pályázataikat.
A "NATO Beszállításra Alkalmas" minősítéssel rendelkező gazdálkodó szervezetek "NATO NEM MINŐSÍTETT" pályázatokon indulhatnak, míg a "Minősített NATO Beszállításra Alkalmas" határozattal rendelkezők - az iparbiztonsági ellenőrzés minősítési szintjének megfelelően - ennél magasabb minősítésű, "NATO KORLÁTOZOTT, NATO BIZALMAS vagy akár NATO TITKOS" minősítésű tendereken is pályázhat.
A határozat megszerzésére kiírt felhívásra beérkezett pályázatokat a pályázó gazdálkodási tevékenysége szerinti szakminisztérium, valamint a Pénzügyminisztérium által kijelölt szakértők bírálják el. A szakértői vélemények alapján a tárcaközi Biztonsági Beruházási Bizottság (BBB) javaslatot tesz a határozat kiállítására, melyet a Honvédelmi Minisztérium Védelmi Tervezési és Infrastrukturális Szakállamtitkár ad ki.
A szakmai és gazdasági alkalmasságot megállapító "NATO Beszállításra Alkalmas" határozattal már rendelkező gazdálkodó szervezet írásban kérelmezheti iparbiztonsági ellenőrzését is, amelynek kedvező elbírálása esetén a cég "Minősített NATO Beszállításra Alkalmas" címet nyerhet. Az iparbiztonsági ellenőrzést végrehajtó Nemzeti Biztonsági Felügyelet a biztonsági követelményeknek való megfelelést (amennyiben a gazdálkodó szervezetnél kialakításra kerültek a NATO minősítési fokozatoknak megfelelő minősített információk kezelésének, továbbításának, tárolásának személyi, fizikai és eljárásbeli feltételei) un. Telephely Biztonsági Tanúsítvánnyal igazolja.
Egy gazdálkodó szervezetnek az elnyert beszállítói határozat nem feltétlenül fedi le a teljes profilját, csak azon jellemző tevékenységére, tevékenységeire vonatkozik, melye(ke)t megpályázott. Ennek feltétele, hogy ezen tevékenység(ek)hez a pályázat benyújtásakor érvényes MSZ EN ISO 9001:2001 minőségirányítási rendszer tanúsítvánnyal, megfelelő TEÁOR (Tevékenységek Egységes Ágazati Osztályozási Rendszere) kóddal, és legalább három éves folyamatos szakmai referenciákkal rendelkezzen.
A gazdálkodó szervezet adatai, piaci helyzete, tevékenységi köre az idők folyamán változhat, ezért a pályázóknak kötelezettséget kell vállalniuk, hogy minden olyan változást kötelezően jelenteniük kell, mely szakmai, pénzügyi helyzetükre hatással lehet.
Továbbá a NATO Beszállítói címmel rendelkező gazdálkodó szervezeteknek éves adatszolgáltatási kötelezettségük van, melyről a 164/2002. (VIII. 2.) Korm rendelet intézkedik. Ennek minden év június 15-ig kell eleget tenniük a cégeknek.
Az adatszolgáltatás elmulasztása a határozat visszavonásával jár. Az éves adatszolgáltatás tartalmára vonatkozó dokumentáció szintén megtalálható a NATO Beszállítói Információ Honlap nyílt részén.
A beszállítói határozatot nyert gazdálkodó szervezet a határozat visszavonásáig üzleti, hivatalos, vagy egyéb dokumentumain megjelenítheti a "NATO Beszállításra Alkalmas" illetve "NATO Minősített Beszállításra Alkalmas" emblémákat, melynek szabványai magyar, és a NATO-ban hivatalos angol és francia nyelveken Honlapunkon letölthető.